내용증명을 보내면 상대가 따를 수밖에 없다고 생각하는 경우가 많다. 사실은 반대다. 우편관서는 어떤 내용의 문서를 언제 보냈는지만 증명하고, 보냈다는 사실만으로 법적 효력이 생기지는 않는다.
그럼에도 실무에서 널리 쓰이는 이유는 분명하다. 구두나 메신저로 한 의사표시는 나중에 다투기 쉽지만, 내용증명은 국가기관이 3년 동안 원본을 들고 있는 증거가 된다. 아래는 우편법 시행규칙과 인터넷우체국 안내를 기준으로 정리했다.
증명하는 것과 증명하지 않는 것
| 증명된다 | 증명되지 않는다 |
|---|---|
| 어떤 내용의 문서를 보냈는지 | 그 내용이 사실인지 |
| 언제 발송했는지 | 상대방이 읽었는지 |
| 누가 누구에게 보냈는지 | 적힌 요구를 강제할 권리가 생기는지 |
이 구분이 중요한 이유가 있다. 내용증명은 그 자체로 결론을 내는 문서가 아니라 나중에 소송이나 조정으로 갔을 때 제출할 증거를 미리 만들어 두는 절차다. 그래서 문서에 쓰는 내용은 감정이 아니라 날짜와 금액, 근거 조항이어야 한다.
3부를 내고 우체국이 3년을 보관한다
창구에 낼 때는 내용문서 원본과 등본 2통을 함께 제출한다. 등본이 필요 없다면 1통만 낼 수도 있다. 제출한 등본은 이렇게 나뉜다.
- 원본 — 수취인에게 발송된다
- 등본 1통 — 우체국이 발송 다음 날부터 3년간 보관한다
- 등본 1통 — 발송인에게 돌려준다
발송인이 받은 등본을 잃어버려도 방법이 있다. 발송 다음 날부터 3년 이내라면 특수우편물수령증과 신분증을 들고 우체국에 가서 재증명을 청구할 수 있다. 발송인뿐 아니라 수취인도 청구할 수 있다.
내 판단으로는 이 3년이 실무상 중요한 숫자다. 보증금 분쟁이나 하자 다툼은 통지한 지 한참 뒤에 소송으로 번지는 경우가 많은데, 그때 원본이 어디 있는지 몰라도 우체국에 기록이 남아 있다.
본문에 반드시 들어가야 하는 것
정해진 서식은 없지만 증거로 쓰려면 빠지면 안 되는 항목이 있다.
- 발신인과 수신인 — 이름과 주소를 정확히 적는다. 등기부나 계약서상 표기와 맞춰야 한다
- 제목 — 무엇에 관한 문서인지 한 줄로 적는다. ‘임대차보증금 반환 청구의 건’처럼 쓴다
- 사실관계 — 언제 어떤 계약을 했고 무엇이 이행되지 않았는지 날짜와 금액으로 적는다
- 근거 — 계약서 조항이나 법 조문을 인용한다
- 요구사항과 기한 — 무엇을 언제까지 해 달라는지 특정한다
- 불이행 시 조치 — 기한 내에 이행되지 않으면 어떤 절차를 밟겠다는 예고
마지막 항목이 실질적인 압박이 된다. 다만 형사 고소나 근거 없는 손해배상을 앞세우면 오히려 협박으로 다퉈질 여지가 생긴다. 실제로 밟을 절차만 적는 편이 안전하다.
인터넷우체국으로 보내는 방법
창구에 가지 않아도 된다. 인터넷우체국의 내용증명 메뉴에서 제공되는 편집기로 직접 작성하거나, 화면 아래의 양식을 내려받아 편집한 뒤 편집기에 업로드하면 된다.
온라인으로 접수하면 출력과 봉함, 발송을 우체국이 처리한다. 등본 보관과 재증명 청구도 창구 접수와 같다. 여러 명에게 같은 내용을 보내는 경우에는 수취인별로 원본과 등본을 갖춰야 한다는 점만 다르다.
전세보증금 반환을 요구할 때
가장 많이 쓰이는 상황이다. 여기서는 기한이 먼저다. 주택임대차에서 계약을 갱신하지 않겠다는 통지는 임대차기간이 끝나기 6개월 전부터 2개월 전까지 해야 한다. 임차인이 이 기간에 통지하지 않으면 종전과 같은 조건으로 갱신된 것으로 본다.
문자로 보내도 통지 자체는 성립하지만, 나중에 발송 시점을 다투게 되면 입증이 까다롭다. 이 기간 안에 보냈다는 사실이 결과를 가르므로 날짜가 남는 방식이 안전하다.
본문에는 세 가지를 반드시 넣는다. 갱신하지 않겠다는 의사, 임대차 목적물을 반환할 날짜, 보증금 반환 요청이다. 그럼에도 돌려받지 못하면 이사 나가기 전에 임차권등기명령을 검토해야 한다. 먼저 이사해 버리면 대항력과 우선변제권이 사라진다.
자주 묻는 질문
상대가 수령을 거부하면 소용없나
발송 사실과 문서 내용은 그대로 증명된다. 다만 도달 여부가 쟁점이 되는 경우가 있으므로 배달증명을 함께 신청해 두면 수령 사실까지 남는다.
변호사가 써야 효력이 있나
작성자에 따라 효력이 달라지지 않는다. 본인이 써도 같다. 다만 사실관계가 복잡하거나 금액이 크면 문구 하나가 나중에 불리하게 쓰일 수 있어 검토를 받는 편이 낫다.
내용을 잘못 써서 다시 보내도 되나
보낼 수 있다. 다만 앞서 보낸 문서도 그대로 증거로 남는다. 앞뒤 내용이 어긋나면 신뢰도가 떨어지므로 처음부터 사실관계를 확정하고 보내는 것이 좋다.
정리
내용증명은 강제력이 아니라 증거를 만드는 절차다. 원본과 등본 2통을 내면 우체국이 한 통을 3년간 보관하고, 그 기간에는 재증명을 청구할 수 있다. 본문에는 날짜와 금액, 근거와 기한을 넣고, 임대차 통지라면 만료 6개월 전부터 2개월 전 사이라는 기간을 먼저 확인해야 한다.